Ukuran file dokumen Microsoft Word yang besar akan memperlambat saat membuka file (loading), editing, dan juga penyimpanan (saving). Ukuran file yang besar tersebut bisa jadi dan sangat mungkin berasal dari gambar yang ada di dalam dokumen. Oleh karena itu, penggunaan gambar sangat berpengaruh untuk dalam memperkecil ukuran file microsoft word. Bila anda menggunakan gambar yang berasal dari file, maka anda dapat mereduksi atau mengurangi ukuran file Microsoft Word dengan sangat drastis atau seminimal mungkin. Daripada menyisipkan gambar dalam bentuk object ke dalam microsoft word, akan lebih baik jika anda menyisipkan gambar dengan menggunakan link terhadap gambar tersebut.  

Cara Memperkecil Ukuran File Microsoft Word

1. Bila gambar masih ada di dalam dokumen, hapus gambar tersebut terlebih dahulu lalu sisipkan atau tambahkan kembali gambar ke dalam dokumen
2. Klik menu ribbon insert
3. Lalu klik tombol picture yang ada di grup illustrations
4. Kemudian pada dialog insert picture cari dan pilih gambar yang akan anda sisipkan
5. Selanjutnya klik tombol more atau dropdown yang ada di sebelah kanan tombol insert (berupa tanda segitiga terbalik)
6. Kemudian klik item Link To File
7. Gambar akan disisipkan ke dalam dokumen tanpa menambah ukuran file dokumen yang terlalu besar.

Tips Memperkecil Ukuran File Microsoft Word

• Kelemahan cara ini adalah bila anda menyalin (copy) atau memindahkan (move) file dokumen maka anda harus ikut menyalin atau memindahkan juga file gambar pendukung yang dibutuhkan.
• Bila anda bersikeras ingin tetap agar gambar disisipkan dalam bentuk object ke dokumen microsoft word, maka anda masih bisa menghemat atau memperkecil ukuran file dengan jalan optimalisasi penggunaan gambar dalam dokumen microsoft word.